Privacybeleid Scouting Paulusgroep Maassluis
Scouting Paulusgroep Maassluis verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Paulusgroep Maassluis via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een fysiek inschrijfformulier. Dit inschrijfformulier wordt ingevuld aan de speltakleiding gegeven, de speltakleiding geeft deze door aan de gegevensbeheerder. De inschrijfformulieren worden bewaard in een kluis bij de gegevensbeheerder. 1x per jaar worden de inschrijfformulieren van de leden die opgezegd hebben vernietigd. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheids- gegevensformulieren activiteiten en kampen
Scouting Paulusgroep Maassluis hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een lang weekend of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Paulusgroep Maassluis mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een fysiek registratieformulier De gegevens worden na de activiteit vernietigd. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in (indien gekozen wordt voor automatische machtiging, ook kan gekozen worden voor een jaarlijkse factuur. In dit geval worden geen bankgegevens geregistreerd). Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard (in een kluis bij de gegevensbeheerder, dit gedeelte maakt onderdeel uit van het inschrijfformulier) en machtigingsgegevens worden geregistreerd in het adresboek voor de incasso bij de Rabobank. De penningmeester van Scouting Paulusgroep heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een digitale lijst (niet online) met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders en geboortedata van leden. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Beeldmateriaal
Scouting Paulusgroep Maassluis maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Paulusgroep. Bij bezwaar kunt u dit aangeven.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Paulusgroep Maassluis is op te vragen via het bestuur op bestuur @ paulusscout.nl.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy @ scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Paulusgroep Maassluis binnen één maand op dit verzoek. Echter u kunt zelf ook de gegevens (m.u.v. financiële gegevens) inzien in Scouts Online. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur (bestuur @ paulusscout.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.